Plantillas y Formatos

Cuándo se usa

En la asamblea de constitución, el día en que el grupo promotor deja de ser un grupo y pasa a ser una cooperativa. Es el documento que la Cámara de Comercio exige para inscribir la entidad y el que da origen a la personería jurídica.

Qué debe contener

• Lugar, fecha y hora de la asamblea, y constancia del quórum.
• Nombre completo, documento y domicilio de cada asociado fundador. La Ley 79 de 1988 fija un mínimo de asociados para cooperativas; verifícalo antes de convocar.
• Voluntad expresa de constituir la cooperativa y de acoger los estatutos, que se aprueban en la misma sesión y se anexan.
• Aportes sociales iniciales suscritos y pagados por cada fundador.
• Elección de junta directiva, comité de vigilancia y revisor fiscal, con aceptación expresa de cada elegido.
• Firmas del presidente y secretario de la asamblea.

Dónde se suele fallar

Constituir sin haber aprobado los estatutos en la misma acta obliga a repetir la asamblea. Y las actas se devuelven con frecuencia por no dejar constancia expresa de la aceptación de los cargos: elegir a alguien no basta, tiene que constar que aceptó.

Cuándo se usa

Se aprueban en la asamblea de constitución y se reforman sólo en asamblea. Son la constitución interna de la cooperativa: cuando haya un conflicto sobre quién decide qué, se resuelve aquí.

Qué debe contener

• Razón social, domicilio, ámbito territorial y duración.
• Objeto social: para una cooperativa energética debe habilitar expresamente la generación, la autogeneración y —si aplica— la comercialización de excedentes bajo el Decreto 2236 de 2023 y la CREG 101 072. Un objeto social redactado para una cooperativa de ahorro no sirve.
• Régimen de asociados: admisión, retiro, exclusión, derechos y deberes.
• Régimen económico: aportes sociales, reservas, fondos obligatorios y distribución de excedentes.
• Órganos: asamblea general, junta directiva, comité de vigilancia, gerencia y revisoría fiscal, con sus competencias y quórums.
• Régimen de solución de conflictos y causales de disolución y liquidación.

Dónde se suele fallar

Copiar los estatutos de otra cooperativa sin ajustar el objeto social a la actividad energética. Es el error más caro de esta lista: bloquea la conexión con el operador de red y la elegibilidad a incentivos, y corregirlo exige una nueva asamblea y una reforma estatutaria.

Cuándo se usa

Inmediatamente después de la asamblea de constitución. Es la secuencia de trámites que convierte el acta en una entidad con capacidad de contratar, facturar y abrir cuenta bancaria.

Qué debe contener

• Acta de constitución y estatutos firmados.
• Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES) y matrícula en la Cámara de Comercio del domicilio.
• Inscripción en el RUT ante la DIAN y asignación de NIT.
• Cartas de aceptación de los cargos de junta, comité de vigilancia y revisor fiscal.
• Certificado de existencia y representación legal, ya expedido, para abrir cuenta bancaria.

Dónde se suele fallar

Intentar abrir la cuenta bancaria antes de tener NIT, o radicar en la Cámara de Comercio de un municipio distinto al domicilio fijado en los estatutos.

Cuándo se usa

Tras obtener personería jurídica. Las cooperativas están sujetas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, y el reporte inicial abre el expediente de la entidad.

Qué debe contener

• Datos de identificación de la cooperativa y del representante legal.
• Certificado de existencia y representación legal.
• Estatutos vigentes y composición de los órganos de administración y vigilancia.
• Número de asociados y monto de aportes sociales a la fecha del reporte.

Dónde se suele fallar

Tratarlo como un trámite de una sola vez. La obligación de reporte es periódica, y las cooperativas pequeñas suelen descubrirlo cuando ya acumularon retrasos.

Cuándo se usa

Al estructurar el proyecto, antes de hablar con cualquier financiador. El Simulador Solar de este sitio produce la versión rápida del mismo cálculo y sirve para preparar los insumos.

Qué debe contener

• Generación anual: capacidad (kWp) × irradiación × 365 × performance ratio.
• Ahorro anual = generación × tarifa evitada, con degradación anual de los paneles.
• CAPEX bruto, cofinanciación FENOGE e inversión neta.
• Incentivos de la Ley 1715 aplicados sobre la inversión neta: deducción de renta y exclusión de IVA. Aplicarlos sobre el CAPEX bruto acredita al proyecto por impuestos sobre dinero que puso FENOGE, e infla el retorno.
• O&M anual sobre CAPEX bruto: se mantiene toda la planta, sin importar quién la pagó.
• Flujo de caja a 25 años y TIR.

Dónde se suele fallar

Omitir el O&M por completo — produce paybacks de menos de un año que ningún comité de crédito acepta. Y presentar como TIR un promedio no descontado del flujo total: no es una TIR y no es comparable con nada.

Cuándo se usa

Como anexo del modelo financiero y de cualquier solicitud de cofinanciación o crédito. Es el desglose que respalda la cifra única de inversión.

Qué debe contener

• CAPEX: módulos, inversores, estructura de montaje, obra civil, cableado y protecciones, medidor bidireccional, ingeniería y diseño, certificación RETIE, transporte e instalación.
• OPEX: O&M, limpieza de módulos, monitoreo, seguros, administración y reserva de reposición de inversores.
• Origen de cada precio: cotización, contrato o referencia de mercado, con fecha.

Dónde se suele fallar

Presentar el CAPEX como un único valor por Wp sin desglose: es lo primero que devuelve un evaluador. Y olvidar la reposición de inversores a mitad de vida útil, que es el costo diferido más grande de un proyecto solar.

Cuándo se usa

Cuando el proyecto ya tiene diseño técnico, presupuesto y una comunidad organizada detrás. La cofinanciación FENOGE es la variable que más mueve el retorno del proyecto: en el simulador es literalmente la única diferencia entre las dos TIR.

Qué debe contener

• Identificación de la cooperativa: certificado de existencia, NIT, estatutos.
• Descripción técnica: capacidad, tecnología, ubicación y estudio de irradiación.
• Presupuesto CAPEX/OPEX y modelo financiero con y sin cofinanciación.
• Caracterización de la comunidad beneficiaria y del impacto esperado.
• Evidencia de la organización comunitaria: actas, asambleas, aportes.

Cuándo se usa

Al estructurar la participación de la comunidad en el proyecto, junto con el patrimonio autónomo. Es el instrumento que documenta qué recibe cada miembro y bajo qué condiciones.

Qué debe contener

• Identificación del titular y del proyecto.
• Valor nominal, número de certificados y porcentaje de participación que representan.
• Derechos económicos: participación en excedentes o en el ahorro en factura.
• Derechos políticos, si los hay, y su relación con el voto en la asamblea.
• Condiciones de transferencia, redención y sucesión.

Dónde se suele fallar

No distinguir entre el aporte social del asociado (régimen cooperativo) y el certificado de participación en el proyecto (régimen del patrimonio autónomo). Son cosas distintas y confundirlas genera conflictos cuando llega el primer excedente.

Cuándo se usa

Cuando entra capital externo. El patrimonio autónomo aísla los activos y los flujos del proyecto del balance de la cooperativa y del de los inversionistas, que es la condición que la mayoría de financiadores institucionales exige.

Qué debe contener

• Partes: fideicomitentes, fiduciaria y beneficiarios.
• Bienes fideicomitidos: activos del proyecto, derechos económicos, cuentas.
• Instrucciones de administración y cascada de pagos: orden en que se atienden O&M, deuda, reservas y distribuciones.
• Reservas obligatorias, incluida la de O&M.
• Comité fiduciario: composición, quórum y materias reservadas.
• Causales de terminación y destino de los bienes al liquidar.

Dónde se suele fallar

Dejar la cascada de pagos ambigua. Es la cláusula que decide quién cobra cuando el año es malo, y la que se litiga.

Cuándo se usa

Se aprueba en la primera asamblea ordinaria y se aplica en todas las siguientes. Desarrolla lo que los estatutos enuncian.

Qué debe contener

• Clases de asamblea: ordinaria, extraordinaria, de delegados.
• Convocatoria: quién convoca, con cuánta antelación y por qué medios.
• Quórum deliberatorio y decisorio, y mayorías cualificadas para reforma de estatutos, fusión y liquidación.
• Poderes y representación: si se admiten y con qué límites.
• Orden del día, uso de la palabra y forma de votación.
• Participación remota o mixta, si se admite.

Dónde se suele fallar

No fijar el mecanismo de convocatoria con precisión. Una asamblea mal convocada produce decisiones anulables, y suele descubrirse cuando alguien las impugna un año después.

Cuándo se usa

En cada asamblea. Es la prueba de las decisiones sociales frente a terceros: bancos, la Cámara de Comercio, la Supersolidaria y cualquier financiador.

Qué debe contener

• Número consecutivo del acta, lugar, fecha y hora.
• Constancia de la convocatoria y de su forma.
• Lista de asistentes y verificación del quórum.
• Orden del día aprobado.
• Decisiones adoptadas, con el resultado de la votación de cada una.
• Firmas de presidente y secretario.

Dónde se suele fallar

Redactar el acta como una narración de lo que se dijo en vez de un registro de lo que se decidió. Lo que un tercero necesita leer es la decisión y su votación, no el debate.

Cuándo se usa

Tras la primera elección de los órganos. Separa la administración (junta) del control social (comité de vigilancia), que es la distinción que más se difumina en cooperativas jóvenes.

Qué debe contener

• Composición, periodo y causales de remoción de cada órgano.
• Competencias de la junta y límites de su facultad para comprometer a la cooperativa.
• Competencias del comité de vigilancia: control social, no auditoría contable — esa es de la revisoría fiscal.
• Periodicidad de sesiones, quórum y forma de las actas.
• Régimen de conflictos de interés y de inhabilidades.

Dónde se suele fallar

Que las mismas personas ocupen junta y comité de vigilancia, o que el comité asuma funciones contables. Ambas cosas vacían el control interno.

Cuándo se usa

Antes del primer cierre con excedentes — no después. Decidir el reparto cuando el dinero ya está sobre la mesa es la vía más corta a una fractura de la cooperativa.

Qué debe contener

• Definición de excedente y su diferencia con el ahorro en factura, que no pasa por el estado de resultados.
• Reservas y fondos obligatorios que fija la Ley 79 de 1988 antes de cualquier distribución.
• Reserva de O&M y de reposición de equipos.
• Criterio de reparto del remanente: por aportes, por uso del servicio o mixto — y su justificación.
• Órgano que decide y mayoría requerida.

Dónde se suele fallar

Repartir el 100% del excedente del primer buen año y quedarse sin reserva cuando toca reponer inversores. Es el mismo hueco que el modelo financiero del sitio declara abiertamente: la reposición de inversores no está costeada por ninguna fuente, y eso no significa que no vaya a llegar.

Cuándo se usa

Antes de cada asamblea, con la antelación que fijen los estatutos. No es un trámite de cortesía: es un requisito de validez de todo lo que se decida ese día.

Qué debe contener

• Órgano que convoca y norma estatutaria que lo faculta.
• Clase de asamblea, fecha, hora y lugar — o enlace, si es remota.
• Orden del día completo. Un punto no anunciado no puede decidirse.
• Documentos que se pondrán a disposición y dónde consultarlos.
• Reglas de representación y poderes.

Dónde se suele fallar

Incluir un punto de «proposiciones y varios» y decidir allí algo sustantivo. Se anula.

Cuándo se usa

En la fase de organización, cuando el grupo promotor sale a explicar el proyecto y a buscar asociados. Es lo que separa una cooperativa de un proyecto de terceros con beneficiarios pasivos.

Qué debe contener

• Guion de reunión comunitaria con lenguaje sin tecnicismos.
• Explicación de qué es una cooperativa energética y qué implica ser asociado: aportes, derechos, deberes y riesgos.
• Cifras del proyecto en su rango real, incluidas las que aún no se conocen. Prometer un ahorro exacto antes del estudio de irradiación se paga después.
• Preguntas frecuentes y sus respuestas.
• Registro de asistencia y de manifestaciones de interés.

Dónde se suele fallar

Presentar el escenario financiero más optimista como si fuera el esperado. Los supuestos que no se dicen en la socialización reaparecen como desconfianza en la primera asamblea difícil.

Cuándo se usa

Antes de la asamblea ordinaria anual, junto con los estados financieros. Es el documento con el que el asociado promedio juzga si la cooperativa funciona.

Qué debe contener

• Generación del año frente a la proyectada, y explicación de la desviación.
• Ahorro en factura por hogar y agregado.
• Ejecución de O&M e incidencias técnicas — incluidas las fallas.
• Estado de reservas y fondos.
• Excedentes y propuesta de distribución.
• CO₂ evitado, con el factor de emisión usado y su fuente.

Dónde se suele fallar

Omitir las fallas. En los proyectos documentados de este sitio hay baterías que explotaron y plantas inauguradas con problemas pendientes; los reportes que sólo cuentan lo bueno destruyen la confianza en cuanto alguien visita la planta.

Cuándo se usa

En la fase de diagnóstico, antes de comprometer dinero en ingeniería de detalle. El Simulador Solar cubre la parte de rendimiento con los valores de irradiación por departamento.

Qué debe contener

• Ubicación y irradiación de referencia (kWh/m²/día), con la fuente y su nivel de precisión.
• Demanda energética actual: consumo mensual y tarifa pagada, con facturas de respaldo.
• Área disponible, tipo de cubierta o terreno, sombreamiento y orientación.
• Punto de conexión y distancia a la red; o condición de ZNI, si aplica.
• Capacidad preliminar (kWp) y generación anual estimada.
• Restricciones ambientales, prediales o de consulta previa.

Dónde se suele fallar

Usar la irradiación del departamento como si fuera la del sitio. El valor departamental sirve para decidir si vale la pena medir; no sustituye la medición. Declara siempre qué nivel de precisión tiene el dato que estás usando.

Cuándo se usa

Durante la construcción y antes de solicitar la energización. Sin certificación RETIE no hay conexión, y sin conexión no hay ahorro.

Qué debe contener

• Diseño eléctrico firmado por profesional competente con matrícula vigente.
• Memorias de cálculo, unifilares y estudio de puesta a tierra.
• Certificados de producto de módulos, inversores y protecciones.
• Inspección por organismo acreditado y certificado de conformidad RETIE.
• Acta de energización del operador de red.

Dónde se suele fallar

Contratar la inspección al final. Los hallazgos que obligan a reabrir canalizaciones o cambiar protecciones son mucho más baratos si se detectan durante la obra.

Cuándo se usa

Para conectar la planta a la red y poder entregar excedentes. Determina si la cooperativa se registra como autogenerador a pequeña escala (AGPE) o como generador distribuido, y el trámite lo tramita el operador de red de la zona.

Qué debe contener

• Identificación del solicitante y del predio, con cuenta o NIU.
• Capacidad a instalar y punto de conexión propuesto.
• Diseño eléctrico y certificado RETIE.
• Solicitud de medidor bidireccional.
• Estudio de conexión, cuando el operador lo exija por capacidad.

Cuándo se usa

Antes de la energización, no después. El modelo financiero del sitio carga un O&M del 2% anual sobre el CAPEX durante 25 años: este es el documento que justifica esa cifra o la corrige.

Qué debe contener

• Mantenimiento preventivo: limpieza de módulos, termografía, ajuste de conexiones, revisión de estructura, con periodicidad.
• Mantenimiento correctivo: tiempos de respuesta y responsables.
• Monitoreo: qué se mide, con qué frecuencia y quién lo revisa.
• Indicadores: performance ratio, disponibilidad y generación real frente a la proyectada.
• Reposición de inversores y su reserva.
• Registro de incidencias y de fallas, con su resolución.
• Quién ejecuta: operador técnico contratado o capacidad propia de la cooperativa.

Dónde se suele fallar

Firmar un O&M por un año con el instalador y no renovarlo. La planta vive 25 años; el contrato de mantenimiento gratuito del primer año que ofrecen varios operadores cubre el 4% de esa vida útil.